Pressemitteilungen KI-Features: Generierung, Optimierung und Weiterverwendung von Pressemitteilungen

Die klassische Pressemitteilung – über Jahrzehnte ein zentrales Instrument der Öffentlichkeitsarbeit – bekommt durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz ein Update. Moderne PR-Softwarelösungen ermöglichen heute die automatisierte Generierung von Pressetexten aus einfachen Eingaben, sogenannten Prompts. Dabei reicht es häufig, wenn die Kommunikatorinnen und Kommunikatoren zentrale Eckpunkte, Fragen oder Stichworte eingeben – etwa zur Neuigkeit, zum Produkt oder zum Anlass der Mitteilung. Die KI übernimmt dann den redaktionellen Part: Sie strukturiert, formuliert und produziert auf dieser Basis einen professionellen Pressetext.

Was früher Stunden oder sogar Tage in Anspruch nahm – inklusive Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen und der Redaktion – kann so deutlich beschleunigt werden. Das bedeutet aber keineswegs den Verzicht auf journalistische Qualität. Vielmehr orientieren sich die KI-Systeme an gängigen Textsorten-Mustern und journalistischen Standards. Sie wissen, dass eine Pressemitteilung mit einer starken Headline beginnt, eine klare Subline braucht und im Lead die wichtigsten W-Fragen beantworten muss. Sie bauen einen sauberen Textkörper auf, arbeiten mit Zwischenüberschriften, Zitaten und Hintergrundinfos – und formulieren dabei sachlich, präzise und mediengerecht.

Der größte Vorteil: Die KI lässt sich individuell ansteuern. Statt eines generischen Textes entstehen auf Knopfdruck Varianten – zum Beispiel eine Fassung für die Fachpresse, eine kürzere Version für Social Media oder eine emotionalere Variante für ein Verbraucherpublikum. Kommunikationsverantwortliche erhalten damit ein flexibles, zeitsparendes Tool, das ihnen redaktionelle Arbeit abnimmt, ohne sie zu ersetzen. Denn am Ende bleibt es eine Aufgabe der Menschen, den finalen Feinschliff vorzunehmen, Tonalität und Inhalte freizugeben – und strategisch zu entscheiden, welche Botschaften transportiert werden sollen.

Besonders spannend ist auch die Integration von Frage-basierten Prompts: Statt starrer Strukturen können Kommunikatoren die KI wie in einem Interview befragen – etwa: „Was sind die wichtigsten Vorteile unseres neuen Produkts für Zielgruppe X?“ oder „Wie erkläre ich diesen Geschäftsbericht für ein Fachpublikum?“ Die KI generiert daraufhin passende Textbausteine oder gleich komplette Abschnitte.

Für Agenturen, Pressestellen und Kommunikationsabteilungen ist das ein echter Effizienzgewinn. Die KI übernimmt erste Textentwürfe, liefert Ideen für Headlines oder schreibt sogar den Rohtext für eine komplette Meldung. So entsteht mehr Raum für konzeptionelle Arbeit, Storytelling und strategische Planung – also genau jene Aufgaben, bei denen menschliche Kreativität und Kommunikationskompetenz weiterhin gefragt bleiben.

Die klassische Pressemitteilung ist der Startpunkt – doch nicht selten landet sie unbeachtet im Posteingang von Redaktionen. Um Medienkontakte wirklich zu erreichen, braucht es heute mehr: eine persönliche, passgenaue Ansprache, zugeschnitten auf das jeweilige Interesse, Format und Profil der Empfänger. Genau an dieser Stelle zeigt sich die Stärke KI-gestützter Lösungen, die aus einer standardisierten Mitteilung individuelle Pitch-E-Mails generieren – zugeschnitten auf einzelne Journalisten oder Medienvertreter.

Im Zentrum steht dabei die Fähigkeit der Künstlichen Intelligenz, Inhalte kontextsensitiv zu erfassen, zu verdichten und neu zu formulieren. Die KI analysiert den Inhalt der Pressemitteilung, identifiziert zentrale Aussagen, spannende Aspekte oder mögliche Aufhänger – und wandelt diese in kurze, zielgerichtete Anschreiben um. Diese E-Mails orientieren sich nicht nur inhaltlich am jeweiligen Empfängerprofil, sondern auch stilistisch: Ein Wirtschaftsredakteur erhält einen anderen Ton als eine freie Lifestyle-Journalistin oder ein Fachblogger im Technikbereich.

Die entscheidende Qualität liegt in der Skalierbarkeit. Während individuelle Pitches bislang oft auf wenige, besonders wichtige Kontakte beschränkt waren – schlicht aus Zeitgründen – ermöglicht die KI nun eine 1:1-Kommunikation im großen Stil. Jede Mail wirkt persönlich und maßgeschneidert, ist aber automatisiert generiert. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und steigert zugleich die Chance auf mediale Resonanz.

Dabei geht die KI über reine Textproduktion hinaus. Intelligente Systeme greifen auf bestehende Medienprofile zurück, analysieren Themeninteressen, frühere Veröffentlichungen und sogar den Stil von Journalisten – und schlagen auf dieser Basis passende Formulierungen oder Argumentationslinien vor. So kann etwa eine KI erkennen, dass eine Journalistin oder ein Journalist in der Vergangenheit häufig über Nachhaltigkeitsthemen berichtet hat – und diesen Aspekt in der Pitch-Mail gezielt betonen.

Ein weiterer Vorteil ist die Optimierung der Betreffzeilen – ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor in der PR-Arbeit. Die KI testet verschiedene Varianten, bewertet deren Wirkung anhand von Benchmark-Daten oder früheren Reaktionen und passt sie dynamisch an. Das erhöht die Öffnungsraten signifikant – und damit die Chance, dass der eigentliche Inhalt überhaupt wahrgenommen wird.

Auch sprachlich liefern KI-Systeme einen echten Mehrwert. Sie sorgen für klare, prägnante Formulierungen, vermeiden unnötige Floskeln und helfen dabei, die Botschaft auf den Punkt zu bringen. Besonders hilfreich ist dabei die Möglichkeit, verschiedene Versionen einer Pitch-Mail zu erstellen – für verschiedene Mediengattungen, Themenbereiche oder sogar Tageszeiten.

Wichtig bleibt jedoch: Die finale Auswahl, der Versand und die Beziehungspflege liegen weiter beim Menschen. KI übernimmt die Vorarbeit – die kreative, inhaltlich-strategische Entscheidung bleibt Aufgabe der Kommunikationsprofis. Doch durch die Automatisierung und Personalisierung der Erstansprache erhalten PR-Teams ein kraftvolles Werkzeug, um ihre Inhalte besser in den Redaktionen zu verankern.

Kurz gesagt: Die KI macht aus einer Mitteilung ein Gesprächsangebot – individuell, zielgerichtet und effizient.