Verteiler KI-Features: Generierung von Verteilern und Trefferlisten

In der klassischen PR-Arbeit ist das Erstellen passgenauer Verteilerlisten eine der aufwendigsten Aufgaben – und zugleich eine der wichtigsten. Denn die beste Pressemitteilung verliert ihre Wirkung, wenn sie die falschen Empfänger erreicht. Mit der Integration Künstlicher Intelligenz wird dieser Prozess nun radikal vereinfacht und zugleich qualitativ aufgewertet. Anstatt händisch nach passenden Journalisten oder Medien zu suchen, genügt heute oft ein gut formulierter Prompt – also eine Eingabe in natürlicher Sprache –, um eine relevante Verteiler- oder Trefferliste generieren zu lassen.

Die KI agiert dabei wie ein intelligenter Rechercheassistent. Sie versteht nicht nur Schlagworte, sondern interpretiert inhaltliche Zusammenhänge, erkennt thematische Felder, Branchenbezüge oder geografische Schwerpunkte. Gibt man beispielsweise den Prompt „Journalisten, die über Elektromobilität und Ladeinfrastruktur im süddeutschen Raum berichten“ ein, analysiert die KI vorhandene Mediendatenbanken, Medienprofile und Artikelveröffentlichungen – und erstellt daraus eine Liste von potenziell relevanten Kontakten. Die Treffer sind dabei nicht nur formal passend, sondern auch inhaltlich begründet.

Ein besonderer Vorteil: Die Listen sind nicht statisch, sondern dynamisch generierbar. Anwender können den Prompt jederzeit verfeinern, erweitern oder umformulieren – etwa durch den Zusatz „mit Fokus auf B2B-Kommunikation“ oder „Redaktionen, die häufig Start-ups porträtieren“. Die KI passt daraufhin die Liste an, gewichtet neu und liefert aktualisierte Vorschläge. So entsteht ein interaktiver Prozess, der mit jeder Iteration präziser wird – ganz ohne langwierige Filtersysteme oder händisches Sortieren. Die Qualität der Trefferlisten steigt zusätzlich durch den Zugriff auf Named Entities, Autorenprofile und semantische Analysen. Die KI weiß nicht nur, wer über ein Thema geschrieben hat, sondern auch, wie darüber berichtet wurde – kritisch, neutral oder wohlwollend. Das ermöglicht eine strategische Bewertung: Soll die Verteilerliste eher journalistisch neutral gehalten sein oder gezielt Medien und Personen einschließen, die einem bestimmten Narrativ offen gegenüberstehen?

Zudem erlaubt die KI die automatische Gewichtung der Kontakte: Wer häufig über ein Thema schreibt, wird höher gelistet als jemand, der es nur einmal beiläufig erwähnt hat. Auch Publikationsfrequenz, Reichweite und Mediengattung fließen auf Wunsch in die Sortierung ein. So entstehen Verteiler, die nicht nur thematisch passen, sondern auch priorisiert und sofort einsatzbereit sind – mit allen relevanten Kontaktdaten, thematischen Hinweisen und optionalen Anmerkungen zur Ansprache.

Für PR-Profis bedeutet das eine enorme Effizienzsteigerung. Statt stundenlanger Recherchen oder aufwändiger Listenpflege entsteht auf Basis eines einzigen Prompts ein maßgeschneiderter Verteiler – individuell, aktuell und inhaltlich fundiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für bessere Platzierungen und stärkere Resonanz. KI macht die Verteilererstellung nicht nur schneller, sondern klüger. Sie verwandelt die intuitive Idee eines Themas in eine handfeste Liste relevanter Kontakte – und bringt damit Kommunikation schneller auf den Punkt.

Die klassische Logik in der PR lautet: Zuerst kommen Zielgruppe und Verteilerliste, dann folgt darauf zugeschnitten die Pressemitteilung. Doch moderne KI-Technologien kehren dieses Prinzip auf smarte Weise um – und machen aus der fertigen Mitteilung den Ausgangspunkt für die zielgerichtete Adressierung. Die Idee: Die Künstliche Intelligenz analysiert den Text einer Pressemitteilung inhaltlich, erkennt zentrale Themen, Schlagwörter, Akteure, Branchen und regionale Bezüge – und generiert auf dieser Basis automatisch eine passende Verteiler- oder Trefferliste.

Im Zentrum steht dabei die semantische Textanalyse. Die KI erkennt, worum es wirklich geht: Nicht nur, dass ein neues Produkt vorgestellt wird – sondern ob es etwa um nachhaltige Verpackungslösungen, KI-gestützte Prozessautomatisierung oder um Fachkräftemangel in einer bestimmten Branche geht. Sie erkennt Named Entities – also relevante Unternehmen, Orte, Personen oder Institutionen – und ordnet diese kontextuell ein. Aus dieser Analyse leitet das System ab, welche Redaktionen, Ressorts oder einzelnen Autorinnen und Autoren thematisch anschlussfähig sind.

Der große Vorteil: Der Aufwand für die manuelle Kategorisierung entfällt. Statt mühselig passende Filter zu setzen oder sich durch veraltete Verteiler zu wühlen, entsteht die Liste direkt aus dem, was ohnehin schon vorliegt – der Mitteilung selbst. Und sie ist nicht nur formal korrekt, sondern inhaltlich hoch präzise. Denn die KI greift auf aktuelle Mediendatenbanken und Autorenprofile zu, verknüpft die Themen mit journalistischen Interessen und erstellt auf Knopfdruck eine fundierte Auswahl potenzieller Kontakte.

Zusätzlich können Nutzer die Liste mit Parametern verfeinern – etwa indem sie festlegen, ob die Mitteilung für Fach-, Wirtschafts- oder Lokalmedien gedacht ist. Auch die gewünschte Reichweite oder der Tonfall der bisherigen Berichterstattung kann berücksichtigt werden. So entstehen dynamische Verteiler, die nicht nach dem Gießkannenprinzip funktionieren, sondern nach inhaltlicher Relevanz und strategischer Passung.

Besonders interessant ist diese Funktion für Kommunikationsabteilungen mit begrenzten Ressourcen oder in Agenturen mit hohem Kampagnendruck. Statt bei jeder neuen Meldung von vorn zu beginnen, können bestehende Inhalte als Ressource genutzt werden, aus der sich automatisiert neue, relevante Kontakte ableiten lassen. Und nicht zuletzt erhöht die Methode die Qualität der Medienansprache: Wer aus dem Inhalt heraus entscheidet, wen er anspricht, trifft mit höherer Wahrscheinlichkeit auf Interesse – und senkt die Gefahr, als „Spam“ wahrgenommen zu werden.

In Kombination mit anderen KI-Funktionen – etwa der automatisierten Generierung individueller Pitch-Mails – entsteht so ein durchgängiger Workflow: von der Idee über die Pressemitteilung bis zur punktgenauen Ausspielung. Alles aus einem Guss, alles inhaltlich fokussiert, alles mit einem Ziel: mehr Relevanz in der Kommunikation. Die KI macht aus jeder Pressemitteilung nicht nur eine Nachricht – sondern gleich den Schlüssel zu den richtigen Empfängerinnen und Empfängern. Präziser, schneller und strategischer als je zuvor.